Om uw hotelreservering te kunnen garanderen, dient u zichzelf in te schrijven (via http://www.ivnnl.com/colloquium-18/inschrijven.php) en te betalen vóór 31 mei 2012. Aanmelden voor deelname aan het colloquium is mogelijk tot eind juli.
Leden uit landen waarvoor een maximum aantal vergoedingen geldt (Aruba, China, Indonesië, Namibië, Curaçao, Suriname en Zuid-Afrika) dienen zich uiterlijk 1 mei in te schrijven en worden vervolgens eind mei geïnformeerd over het besluit rondom de tegemoetkoming reiskosten.